Tras la entrada en vigor de la normativa europea RGPD, las entidades del Grupo ENYGEA le informan de forma transparente sobre el uso que se hace de sus datos personales.
1/ Datos de clientes potenciales, solicitudes de información, presupuestos y devoluciones de llamadas
Los datos y la información sobre nuestros clientes potenciales son recopilados y registrados por ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC y BASESCLEAN, que son los responsables conjuntos del tratamiento de datos. La recogida de esta información (identidad, datos de contacto, función, interés por una gama, mensajes y respuestas asociadas) tiene por objeto gestionar la relación con los clientes potenciales (a veces en el marco de ofertas agrupadas entre varias entidades del Grupo). Sólo el personal del servicio de atención al cliente y de las sucursales que tratan con clientes potenciales está autorizado a acceder a los datos comunicados o registrados. El periodo máximo de conservación de los datos se fija en 3 años tras la finalización de la relación de prospección. La base jurídica para el uso y tratamiento de los datos personales de nuestros clientes potenciales puede estar basada en el consentimiento de las partes afectadas o en el interés legítimo de los clientes potenciales o en nuestro interés legítimo como arrendadores de inmuebles y proveedores de servicios. Queremos señalar que transferimos datos personales a otras entidades del Grupo ENYGEA. También nos gustaría señalar que es probable que enriquezcamos nuestros datos de clientes potenciales a través de bases de datos de socios B2B de terceros e información pública, en particular de redes profesionales.
2/ Datos del cliente y de contacto que deben entregarse
Los datos personales de nuestros compradores y arrendatarios, así como de sus posibles interlocutores, son registrados por ENYGEA o WC LOC o HAPPEE SERVICES o MOOV&COOK o WATERLAB o SWITTEC o BASESCLEAN, que es el responsable del tratamiento en función de la entidad que factura al cliente. La finalidad de esta recogida y almacenamiento de datos personales (identidad, datos de contacto, posible función profesional, historial de pedidos e intercambios comerciales, documentos contables nominativos, posibles justificantes de seguros) es la gestión de las relaciones con los clientes, la atención al cliente, la ejecución de las prestaciones y la facturación asociada, así como la optimización de los medios y recursos comunes a las entidades del Grupo ENYGEA para la prestación de sus servicios. Sólo la dirección y el personal en contacto con los clientes tienen acceso a los datos necesarios. El plazo máximo de conservación de los datos personales se fija en 5 años tras la finalización del servicio para los contactos a entregar y en 5 años tras la finalización de la relación comercial para los datos del comprador, así como en 10 años para los documentos contables nominativos.
La base jurídica para el uso y tratamiento de datos personales puede ser :
– la ejecución de una relación comercial o de subcontratación evidenciada por un acuerdo de pedido;
– o el cumplimiento de las condiciones de venta y alquiler aplicables;
– o nuestro interés legítimo como arrendador y proveedor de servicios;
– o los intereses legítimos de los interesados;
– o el cumplimiento de la legislación aplicable.
Tenga en cuenta que podemos completar nuestros datos de clientes con información pública (por ejemplo, del registro mercantil). Nos gustaría señalar la transferencia de datos de clientes y contactos que se entregarán entre diferentes entidades del Grupo ENYGEA. También le notificamos la transferencia de nuestros datos de cliente y contacto a proveedores de servicios de entrega o limpieza.
3/ Encuestas de satisfacción
ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC y BASESCLEAN, corresponsables del tratamiento de los datos, han establecido un sistema de cuestionarios sobre la satisfacción de los prospectos y clientes del Grupo Enygea. La finalidad de la recogida de esta información (identidad, datos de contacto, respuestas de satisfacción, datos de segmentación, consentimientos y pruebas de consentimiento asociadas) es gestionar la mejora de nuestros servicios, que en ocasiones se comercializan de forma compartida entre entidades del Grupo Enygea, así como recabar posibles consentimientos y opiniones. Sólo los directivos de las empresas en cuestión, los departamentos de Marketing y Gestión del Grupo y todo el personal en contacto con los clientes y posibles clientes están autorizados a tener acceso a los datos comunicados o registrados. El periodo máximo de conservación de datos es de 3 años. La base jurídica para la utilización y el tratamiento de los datos personales procedentes de nuestras encuestas de satisfacción puede basarse en el consentimiento de los interesados o en nuestros intereses legítimos como arrendadores de inmuebles y proveedores de servicios. Nos gustaría señalar que transferimos datos de nuestras encuestas a otras entidades del Grupo ENYGEA.
4/ Directorio y guía de contactos de socios
ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC y BASESCLEAN, que son los responsables conjuntos del tratamiento de datos, han creado un sistema de socios anunciantes (potenciales o activos). La finalidad de este registro, que contiene datos personales (apellidos, nombre, cargo, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.), es gestionar la relación de socios. Sólo la Dirección y el personal interesado están autorizados a acceder a los datos comunicados o registrados. Informamos a nuestros socios de que podemos añadir información pública a nuestros datos. Los datos personales se conservan durante 5 años tras su inactividad. La base jurídica para el uso y tratamiento de los datos personales es el consentimiento de los interesados o nuestro interés legítimo como empresa.
5/ Datos sobre proveedores de referencia o potenciales
La identidad de los contactos de nuestros proveedores referenciados o potenciales, todos los documentos o datos facilitados para convertirse en proveedor, así como los documentos contables de nuestros proveedores, son recogidos por ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC y BASESCLEAN, que son corresponsables del tratamiento con vistas a gestionar las relaciones con los proveedores y la contabilidad. Sólo la dirección, el personal encargado de las compras, los proyectos relacionados con los proveedores y el departamento de contabilidad están autorizados a acceder a los datos registrados o comunicados. El periodo máximo de conservación de datos está fijado en 3 años para los proveedores potenciales, 5 años después de la última compra para los proveedores activos y 10 años para los documentos contables. La base jurídica para el uso y el tratamiento de sus datos personales se basa en el consentimiento de los interesados o en nuestro interés legítimo como comprador o en la ejecución de un contrato de compra. Cabe señalar que, en contadas ocasiones, podemos enriquecer nuestros datos sobre proveedores activos o potenciales con información pública.
6/ Solicitud de empleo o prácticas
Su CV, cualquier carta de presentación y cualquier otro documento o dato facilitado al presentar su candidatura (espontánea o no) a un puesto de trabajo, así como cualquier dato facilitado por antiguos empleadores, son recopilados por ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC y BASESCLEAN, que son los responsables conjuntos del tratamiento, con vistas a evaluar la idoneidad de un perfil profesional en relación con un posible puesto a cubrir. Sólo el departamento de RRHH y los directivos implicados, así como los administradores de las solicitudes de contratación, están autorizados a acceder a los datos comunicados. El periodo máximo de conservación de los datos se fija en 2 años tras el cese de la relación con el solicitante. La base jurídica para el uso y tratamiento de sus datos personales se fundamenta en su consentimiento o en su interés legítimo como demandante de empleo o en nuestro interés legítimo como empresa de contratación. Señalamos que, en contadas ocasiones, transferimos currículos a agencias de colocación o empresas de trabajo temporal, así como a socios institucionales o que se dedican a actividades similares, afines o complementarias. Tenga en cuenta que podemos ampliar nuestra base de datos de candidatos con información procedente del sector público o de agencias de contratación.
7/ Arquitectura informática segura
Nuestros datos y los de nuestros clientes se alojan en Francia, en nuestras instalaciones seguras y centros de datos subcontratados, la mayoría de ellos con certificación iso27001 en Europa. Sin embargo, nos gustaría señalar que utilizamos herramientas SaaS (en particular Google Form) que están aprobadas por el Escudo de Privacidad y pueden transferir algunos de nuestros datos de forma segura fuera de la UE. En todos los casos, no transferimos datos a países que no estén reconocidos por la UE como garantes de la seguridad y confidencialidad de los datos.
8/ Sus derechos
Le informamos de que la información relativa a nuestros contactos de todo tipo (estudiantes en prácticas, proveedores, socios, etc.) puede transferirse a socios institucionales o implicados en la resolución o el control de litigios: En aplicación de las leyes europeas y de la ley del 6 de enero de 1978 (relativa a la informática, a los ficheros y a las libertades), usted dispone de un derecho de acceso, rectificación, limitación, portabilidad y supresión de sus datos personales, así como de un derecho de oposición a su tratamiento por motivos legítimos. Puede ejercer todos estos derechos enviando un correo electrónico a dpo@enygea.com o por correo postal a Service DPO, Enygea, 6 Allée du Progrès, CS90072, 59481 HAUBOURDIN CEDEX. También tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento y a presentar una reclamación ante la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), en particular en su sitio web www.cnil.fr.
