Na de inwerkingtreding van de Europese RGPD-wetgeving informeren de entiteiten van de ENYGEA Groep u op transparante wijze over het gebruik dat van uw persoonsgegevens wordt gemaakt.
1/ Prospectgegevens, informatieaanvragen, offertes en terugbelverzoeken
Gegevens en informatie over onze potentiële klanten worden verzameld en opgeslagen door ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC en BASESCLEAN, die de gezamenlijke verantwoordelijken voor de gegevensverwerking zijn. Het doel van het verzamelen van deze informatie (identiteit, contactgegevens, functie, interesse in een assortiment, berichten en bijbehorende reacties) is het beheren van de relatie met potentiële klanten (soms in de context van gegroepeerde offertes tussen verschillende entiteiten van de Groep). Alleen klantenservice- en filiaalmedewerkers die contact hebben met potentiële klanten hebben toegang tot de gecommuniceerde of geregistreerde gegevens. De maximale periode voor het bewaren van gegevens is vastgesteld op 3 jaar nadat de prospectrelatie is beëindigd. De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens van onze prospects kan gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokken partijen of het legitieme belang van potentiële klanten of ons legitieme belang als vastgoedverhuurders en dienstverleners. We willen u erop wijzen dat we persoonlijke gegevens doorgeven aan andere entiteiten binnen de ENYGEA Group. We willen er ook op wijzen dat we onze prospectgegevens waarschijnlijk zullen verrijken via databases van B2B-partners van derden en openbare informatie, met name uit professionele netwerken.
2/ Te leveren klant- en contactgegevens
De persoonsgegevens van onze kopers en huurders en hun eventuele gesprekspartners worden geregistreerd door ENYGEA of WC LOC of HAPPEE SERVICES of MOOV&COOK of WATERLAB of SWITTEC of BASESCLEAN, die de verantwoordelijke voor de verwerking is volgens de entiteit die de klant factureert. Het doel van deze verzameling en opslag van persoonsgegevens (identiteit, contactgegevens, eventuele beroepsfunctie, historiek van bestellingen en commerciële uitwisselingen, boekhoudkundige documenten op naam, eventuele bewijsstukken van verzekeringen) is het beheer van de klantenrelaties, de klantenondersteuning, de uitvoering van diensten en de bijbehorende facturering, evenals de optimalisering van de middelen en bronnen die de entiteiten van de ENYGEA-groep gemeenschappelijk hebben om haar diensten te verlenen. Alleen het management en medewerkers die in contact staan met klanten hebben toegang tot de benodigde gegevens. De maximale bewaartermijn voor persoonlijke gegevens is vastgesteld op 5 jaar na het einde van de dienst voor te leveren contacten en 5 jaar na het einde van de commerciële relatie voor kopersgegevens, evenals 10 jaar voor nominatieve boekhoudkundige documenten.
De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens kan zijn :
– de uitvoering van een commerciële of onderaannemingsrelatie die blijkt uit een orderovereenkomst;
– of de uitvoering van toepasselijke verkoop- en huurvoorwaarden;
– of ons legitieme belang als verhuurder en dienstverlener;
– of de legitieme belangen van de betrokken partijen;
– of de handhaving van toepasselijke wetgeving.
Houd er rekening mee dat we onze klantgegevens kunnen aanvullen met openbare informatie (bijv. uit het handelsregister). We wijzen op de overdracht van klant- en contactgegevens tussen verschillende entiteiten van de ENYGEA Groep. We stellen u ook op de hoogte van de overdracht van onze klant- en contactgegevens aan leveranciers van leverings- of schoonmaakdiensten.
3/ Tevredenheidsonderzoeken
ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC en BASESCLEAN, die samen verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens, hebben een systeem van vragenlijsten opgezet over de tevredenheid van de prospecten en klanten van de Enygea Groep. Het doel van het verzamelen van deze informatie (identiteit, contactgegevens, tevredenheidsreacties, segmentatiegegevens, toestemmingen en bijbehorende toestemmingsbewijzen) is het beheren van de verbetering van onze diensten, die soms op gedeelde basis tussen entiteiten van de Enygea Group op de markt worden gebracht, en het verzamelen van eventuele toestemmingen en meningen. Alleen de managers van de betrokken bedrijven, de afdelingen Marketing en Group Management en alle medewerkers die contact hebben met klanten en potentiële klanten hebben toegang tot de gecommuniceerde of geregistreerde gegevens. De gegevens worden maximaal 3 jaar bewaard. De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens uit onze tevredenheidsonderzoeken kan gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokken partijen of op onze legitieme belangen als vastgoedverhuurders en dienstverleners. We willen erop wijzen dat we gegevens uit onze enquêtes doorgeven aan andere entiteiten binnen de ENYGEA Group.
4/ Directory en lijst van partnercontacten
Een systeem van listing-partners (potentiële of actieve) is opgezet door ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC en BASESCLEAN, die de gezamenlijke verantwoordelijken voor de gegevensverwerking zijn. Het doel van dit record, dat persoonlijke gegevens bevat (achternaam, voornaam, functietitel, telefoonnummer, e-mailadres, etc.), is het beheren van de partnerrelatie. Alleen de directie en het betrokken personeel hebben toegang tot de meegedeelde of geregistreerde gegevens. We informeren onze partners dat we openbare informatie aan onze gegevens kunnen toevoegen. Persoonlijke gegevens worden tot 5 jaar na inactiviteit bewaard. De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van persoonlijke gegevens is de toestemming van de betrokkenen of ons legitieme belang als bedrijf.
5/ Gegevens over gerefereerde of potentiële leveranciers
De identiteit van de contactpersonen bij onze leveranciers of potentiële leveranciers, alle documenten of gegevens die worden verstrekt om leverancier te worden en de boekhoudkundige documenten van onze leveranciers worden verzameld door ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC en BASESCLEAN, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de verwerking met het oog op het beheer van de relaties met leveranciers en de boekhouding. Alleen het management, het personeel dat verantwoordelijk is voor inkoop, leveranciersgerelateerde projecten en de boekhoudafdeling hebben toegang tot de geregistreerde of gecommuniceerde gegevens. De maximale bewaartermijn voor gegevens is vastgesteld op 3 jaar voor potentiële leveranciers, 5 jaar na de laatste aankoop voor actieve leveranciers en 10 jaar voor boekhoudkundige documenten. De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op de toestemming van de betrokken partijen of ons gerechtvaardigd belang als koper of de uitvoering van een koopcontract. We willen erop wijzen dat we in zeldzame gevallen onze gegevens over actieve of potentiële leveranciers kunnen verrijken met openbare informatie.
6/ Solliciteren naar een baan of stage
Uw CV, eventuele motivatiebrief en alle andere documenten of gegevens die u verstrekt bij een (spontane) sollicitatie, evenals gegevens verstrekt door voormalige werkgevers, worden verzameld door ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC en BASESCLEAN, die de gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking zijn, met het oog op de beoordeling van de geschiktheid van een beroepsprofiel in relatie tot een mogelijk in te vullen functie. Alleen de HR-afdeling en de betrokken managers, evenals de beheerders van de wervingsapplicaties, hebben toegang tot de meegedeelde gegevens. De maximale bewaartermijn is vastgesteld op 2 jaar nadat de relatie met de aanvrager is beëindigd. De rechtsgrondslag voor het gebruik en de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op uw toestemming of uw legitieme belang als werkzoekende of ons legitieme belang als recruiter. We willen erop wijzen dat we in zeldzame gevallen CV’s doorgeven aan wervingsbureaus of uitzendbureaus, evenals aan institutionele partners of partners die zich bezighouden met soortgelijke, verwante of aanvullende activiteiten. Houd er rekening mee dat we onze database met kandidaten kunnen aanvullen met informatie uit de publieke sector of van wervingsbureaus.
7/ Veilige IT-architectuur
Onze gegevens en die van onze klanten worden gehost in Frankrijk in onze beveiligde gebouwen en datacenters, waarvan de meeste in Europa iso27001-gecertificeerd zijn. We willen er echter op wijzen dat we SaaS-tools gebruiken (in het bijzonder Google Form) die zijn goedgekeurd door het Privacy Shield en sommige van onze gegevens veilig buiten de EU kunnen overdragen. In alle gevallen geven we geen gegevens door aan landen die door de EU niet worden erkend als landen die de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens garanderen.
8/ Uw rechten
Wij willen u erop wijzen dat informatie over onze contacten van allerlei aard (stagiairs, leveranciers, partners, enz.) kan worden doorgegeven aan institutionele partners of partners die betrokken zijn bij geschillenbeslechting of controle: In toepassing van de Europese wetgeving en de wet van 6 januari 1978 (met betrekking tot informatietechnologie, bestanden en vrijheden), hebt u recht op toegang, rectificatie, beperking, overdracht en verwijdering van uw persoonlijke gegevens, evenals het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan om legitieme redenen. U kunt al deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar dpo@enygea.com of per post naar Service DPO, Enygea, 6 Allée du Progrès, CS90072, 59481 HAUBOURDIN CEDEX. U hebt ook het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken en een klacht in te dienen bij de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), met name op haar website www.cnil.fr.
